El certificat electrònic és un document digital que permet a una entitat identificar-se davant de qualsevol administració pública. Serveix per demanar/justificar subvencions o bé per presentar imposts, escrits i factures electròniques. Existeixen diferents tipus de certificats digitals com l’idCAT, emès per l’Agència Catalana de Certificació CATCert, o el que ofereix la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
- L’idCAT: és un certificat que serveix per a les persones físiques. Permet tenir una relació amb l’administració però a títol personal, encara que també es poden presentar tràmits a noms de tercers. Per exemple, si un és president de l’entitat, pot presentar la subvenció amb aquest certificat digital. El principal inconvenient és que quan la persona que feia els tràmits deixa l’associació, aquesta es queda sense certificat.
El més recomanable és que si es presenten coses en nom de l’entitat, es faci a través d’un certificat propi. Per aquest motiu, es recomana a les associacions que es treguin el certificat digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Aquest és el millor certificat per a les persones jurídiques, és a dir, associacions, societats, entitats sense ànim de lucre o fundacions. Un dels motius és perquè amb aquest certificat es poden fer tràmits amb totes les administracions de l’Estat, com els ajuntaments, la Generalitat, les diputacions, els consells comarcals o els ministeris.
Com treure’s el certificat digital de la FNMT?
a) Obtenir el certificat de la junta directiva
Un pas previ important per obtenir el certificat digital de la FNMT és anar al Departament de Justícia de la Generalitat i inscriure la junta directiva de l’associació. Dit d’una altra manera, se li ha de demanar un paper a entitats jurídiques que certifiqui qui són els actuals membres de la junta directiva de l’entitat. Tramitar aquest certificat tenia un cost al voltant dels 20 € però ara és gratuït.
b) Actualitzar l’ordinador
Un cop s’obté el certificat on consta qui és el president de l’entitat, entrem a la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (http://www.fnmt.es/). Anem a l’apartat “Servicios”, cliquem a “Certificación digital” i, en aquesta pàgina ens dirigim on posa “Servicios de Certificación” i cliquem “Representante”. En aquesta última pàgina cliquem on posa “Para persona jurídica”.
L’ordinador amb el qual ens connectem a la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) ha d’estar actualitzat. Això significa que, abans de continuar amb el tràmit per demanar la certificació, cal fer un altre pas previ. Dins de la pàgina “Representante de persona jurídica” hem de clicar on posa “Consideraciones previas y configuración del navegador”. En aquest apartat, abans d’escollir el navegador (Internet Explorer o Mozilla), cal llegir atentament els recordatoris imprescindibles, que són:
- Es recomana obtenir el codi de la sol·licitud amb l’ordinador amb el qual s’obtindrà l’acreditació. Això evitarà problemes a l’hora de la descàrrega.
- No s’ha de formatar l’ordinador durant el període en el qual es demana la sol·licitud i es baixa el certificat. Cal tenir en compte que aquest procés pot durar dies.
- Tot el procés d’obtenció del certificat digital s’ha de realitzar amb el mateix equip, el mateix usuari i el mateix navegador.
- Mentre dura el procés d’obtenció del certificat digital no s’han de fer actualitzacions a l’equip. Es recomana deshabilitar les actualitzacions en el cas que aquestes siguin automàtiques.
- Hi ha ocasions en què serà necessari desactivar l’antivirus.
- És important llegir atentament la “Declaración de Pràcticas de Certificación” abans de sol·licitar el certificat. En ella es troben les condicions amb les quals es presten els serveis de certificació.
Navegadors: Tota relació amb l’Administració pública ha de ser amb Internet Explorer o Mozilla. Amb Google Chrome no funciona bé.
Què passa amb els ordinadors Apple? Hi ha moltes incompatibilitats. Es recomana obtenir el certificat amb el sistema operatiu Windows.
c) Indicar el NIF i el correu electrònic
Després de configurar el navegador hem de clicar el segon apartat de la pàgina “Representante de persona jurídica”, on posa “Solicitud vía internet de su Certificado”. En aquest pas es demana indicar el NIF de l’entitat així com un correu electrònic que es miri setmanalment. Triar el correu en el qual s’enviaran les notificacions és important perquè totes les comunicacions que l’Administració pública faci a través del certificat, les farà mitjançant el correu electrònic que s’hagi indicat.
d) Anar a una delegació de l’Agència Tributària
En el correu electrònic que s’ha especificat es rebrà un número de vuit xifres. Amb aquest número el president de l’entitat (no pot ser cap altre membre de la junta) ha d’anar a una delegació de l’Agència Tributària. Cal tenir en compte que en algunes delegacions cal demanar cita prèvia i en altres no. Allà, juntament amb les vuit xifres, s’ha de portar el certificat de vigència de càrrecs que anteriorment s’ha anat a buscar al Departament de Justícia. Aquest document acredita que la persona que es dirigeix a l’Agència Tributària realment és el president de l’entitat.
Després d’entregar la informació detallada anteriorment per demanar el certificat digital, des de l’Agència Tributària es dona un imprès per firmar que parla de les responsabilitats que té el president a l’hora de demanar el certificat digital. Amb el document que el president obté de l’Agència Tributària ja pot anar a l’ordinador que ha fet servir anteriorment per descarregar-se el certificat.
e) Tornar a la web de la FNMT i pagar el certificat
Per obtenir el certificat s’ha de tornar a la pàgina “Representante de Persona Jurídica” i clicar el punt quatre, on posa “Descarga su Certificado”. En aquest pas s’haurà d’utilitzar la targeta, ja que és obligatori pagar el certificat. Aquest costa 14 € més IVA. El pagament es pot fer amb targeta de crèdit o dèbit. Després de pagar ja es pot descarregar el certificat digital.
El certificat digital té una vigència de dos anys. Passat aquest període s’ha de renovar i tornar a pagar. Un correu electrònic avisarà quan toca fer la renovació. Cal assenyalar que aquesta només es pot fer un mes abans que caduqui el certificat. El preu és el mateix i per renovar el certificat no cal personar-se a l’Agència Tributària un altre cop.
A l’hora de descarregar-nos el certificat ens apareixerà una finestra que ens dirà “Guardar” o “Abrir archivo”. Hem de clicar “Guardar” i mirar bé a quina carpeta de l’ordinador el guardem. L’arxiu del certificat digital té una extensió no habitual i, per aquest motiu, s’ha de saber bé on es guarda aquest certificat. Es recomana copiar el certificat en un llapis de memòria USB per no tenir-lo només a l’ordinador i no perdre’l. També es recomana passar-li a algun altre membre de l’entitat perquè també el tingui.
f) Instal·lar el certificat
A l’hora d’instal·lar el certificat, si es fan tràmits des del mateix ordinador des del qual s’ha descarregat, l’equip ja l’identificarà. En cas de no ser així, si canviem d’ordinador hem d’anar a un navegador com el de Google Chrome, clicar on posa “Configuració” i anar-nos’en a l’apartat on diu “Exportar amb clau personal”.
Font: Patrícia Julià de SeInProDat Assessors.