1. Establim l’agenda i els objectius

Hem de tenir clars quins són els objectius i el propòsit de la reunió, concretar l’ordre del dia el temps que calculem que dedicarem a cadascun dels temes a treballar. Si hem de tractar moltes qüestions i ja preveiem que no disposarem de temps suficient, val la pena seleccionar prèviament els punts prioritaris i deixar la resta per a una propera trobada.

En funció del contingut, identificarem les i els assistents adequats i els convidarem a participar. Cal que siguin persones que coneguin o estiguin relacionades amb el tema/temes a tractar perquè les intervencions i aportacions siguin útils i es puguin assolir els objectius previstos.

Un principi a tenir en compte és que no totes les persones cal que participin a totes les reunions. D’aquesta manera, evitarem la saturació de reunions que pot portar a la desmotivació.

2. Enviem la convocatòria amb temps

A l’hora de planificar la reunió, cal seleccionar la data i hora més adientsperquè tothom hi pugui estar present. Una eina interessant per simplificar aquesta tasca és mitjançant un Doodle, un servei gratuït que permetrà que les persones assistents puguin triar i votar quines són les opcions més adequades en funció de la seva disponibilitat.

Un cop establerta la data, farem arribar la convocatòria amb un mínim d’antelació (10 o 15 dies), informant sobre dia i hora decidits, lloc de la reunió i durada prevista.

Sobre aquest darrer aspecte, hem de tenir clarament establertes una hora d’inici i una d’acabament. També cal tenir en compte que una reunió massa llarga -més de tres hores- anirà en detriment de l’atenció i participació de les persones que hi assisteixin.

3. Preparem la documentació prèvia necessària

És important preparar la documentació i els materials que necessitarem i fer-los arribar amb temps per ser consultats abans de la trobada. D’aquesta manera, les persones assistents podran preparar les seves aportacions i plantejar els seus dubtes i preguntes.

Podem enviar aquests documents per correu electrònic però comptem també amb diverses eines virtuals que poden facilitar-nos aquesta tasca com Dropbox, Google Docs, etc…

4. Punts bàsics a tenir en compte durant la celebració de la reunió

• Establim un moderador o moderadora que:
  • -dirigeixi la reunió, reguli les intervencions i convidi a la participació
  • garanteixi el compliment de l’agenda
  • administri el temps i vetlli perquè es compleixin l’horari establert
• Si és necessari i no es coneixen d’ocasions anteriors, invitarem a totes les persones assistents a presentar-s’hi i recordarem els motius pels quals hi són presents.
• Cada punt de l’agenda començarà amb presentació per part de la persona moderadora sobre el tema a tractar. Per facilitar la comprensió podem utilitzar gràfics, quadres, powerpoints… o comptar amb la intervenció d’un/a ponent expert. Posteriorment, podrà iniciar-se el debat i plantejar-se opinions, dubtes, posicionaments… Si és l’objectiu, caldrà després prendre decisions o acords.
• Cuidem que les intervencions siguin breus, clares i ordenades i que no es desviïn del tema a tractar.
• Abans de passar d’un tema a un altre, resumirem i exposarem les principals conclusions adoptades.

5. I després, què? Prenem nota de les conclusions

És important elaborar l’acta on recullin els temes tractats, les principalsopinions que s’han exposat i les conclusions i acords que s’han pres. També hauran de constar el nom de les persones que hi han participat i la data de celebració.

Farem arribar l’acta a totes les persones assistents perquè revisin si tot ha quedat clar (o si falta alguna de les qüestions tractades) i puguin recordar les conclusions i tasques assumides per cadascuna.

D’aquesta manera, a més de permetre’ns fer seguiment dels acords establerts, aquest document ens servirà com a punt de partida de cara a la propera reunió que convoquem.

FONT: http://xarxanet.org/projectes/recursos/claus-promoure-reunions-eficients